Aanleiding

De organisatie huurt op de locatie Zwolle. Op basis van de werkpleknorm van 0,6 per medewerker en de bezettingsgraad cijfers is geconcludeerd dat er minder m2 kantoorruimte benodigd is. Dit betekent dat een bouwdeel per 1 december 2024 kan worden teruggegeven aan de verhuurder. Om deze verhuizing te realiseren is de afdeling Facilitaire Services in haar rol als opdrachtgever op zoek naar een projectleider die dit gaat begeleiden.

Gewenste situatie

Een optimale werkplek creëren met de daarbij behorende overlegcapaciteit voor alle medewerkers in Zwolle die voldoet aan hun behoefte. Daarbij moet een gebouwdeel volledig ontmanteld worden van alle technische installaties en netwerkelementen welke eigendom zijn van de organisatie.

Omschrijving project

Terug te geven gebouw

Een groot deel van de bureauwerkplekken zijn uitgevoerd met een zogenaamde Fat-client computer en er staan tevens 10 Fat-clients computers in een geconditioneerde ruimte op de 2e verdieping. De Fat-client computers staan permanent aan om ook het thuiswerken mogelijk te maken. In principe betekent dit dat deze werkplekken wel in gebruik zijn. Gezien de specifieke Fat-clients werkplek van GEO-informatie is een 1:1 werkplek noodzakelijk zolang bepaalde diensten over deze Fat-clients draaien en niet in de Cloud zijn geplaatst. De directie BOI geeft aan dat de Fat-clients zo goed als allemaal voor 1 december 2024 in de Cloud zijn geplaatst. Voor een zeer beperkt aantal Fat-clients is er eventueel nog plek in het andere gebouw.

Op te leveren gebouw

Het op te leveren gebouw is 4.856 m2 groot wat betekend dat voldoende ruimte biedt om de medewerkers die werkzaam zijn in het ander gebouw in te passen. Er is daarbij een vraag naar tijdelijke uitbreiding werkplekken in Zwolle:

• vanuit ODR-Geo is er tijdelijk behoefte (voor maximaal 1 jaar) van 6 werkplekken;

• voor het project Datalek is er tijdelijk behoefte (voor 1-3 jaar) van 15 werkplekken.

In totaal 21 werkplekken x werkplekfactor 0,6 = afgerond 13 werkplekken en 240 m2. De werkplekken zijn in te passen binnen de bestaande vloeroppervlakte.

Planning 

Er moet een gedetailleerd vlekkenplan en verhuisplan opgesteld worden met concrete deadlines.
Aan de hand van een inventarisatie van al het kantoormeubilair, apparatuur en benodigdheden die verhuisd moeten worden. Alle activiteiten moeten 1 december 2024 afgerond zijn.

Projectleider
Acties vaststellen, plannen, prioriteren en monitoren. Zorgen dat resultaten behaald worden, overleg met collega’s, intern FS-projectleider en leveranciers. Communicatie en instructies voor medewerkers opstellen. Afstemming met o.a. BOI m.b.t. FAT-clients, printers, IT-apparatuur, netwerkverbindingen.

Werkgroep met teamleiders van vestiging
Betrekken om behoefte en vlekkenplan vast te stellen en acties m.b.t. interne verhuizing af te stemmen.

Klankbordgroep
Betrokken managers van vestiging om overall planning te monitoren.

Risico's 

Er bestaat een risico dat de FAT-clients niet voor 1 december 2024 in de Cloud zijn geplaatst. In het vlekkenplan dient er ruimte opgenomen te worden waar aantal FAT-clients optioneel geplaatst kunnen worden. Daarbij bestaat het risico dat het benodigde budget, om de nodige aanpassingen door te voeren om aan wensen gebruikers Loire tegemoet te komen, niet beschikbaar is.
Ook moet de plotterruimte en patchruimte welke nu nog in het af te stoten gebouwdeel gesitueerd zijn verplaatst worden. Dit vergt intensieve afstemming met betrokken directies.