Opdrachtomschrijving

Vanuit het regeerakkoord is aan de rijksoverheid een taakstelling opgelegd die ook forse impact heeft op FMHaaglanden. In de afgelopen periode is hier o.a. invulling aan gegeven door een set aan maatregelen vast te stellen die in de komende periode verder uitgewerkt gaan worden. Het betreft een nadere uitwerking in de combinatie van memo’s en business cases. Doel hiervan is om met het effectueren van de maatregelen een substantiële besparing te realiseren door een efficiëntere FMH-organisatie.

De directieleden zijn de actiehouders en verantwoordelijk voor de uitvoering. Voor de ondersteuning van het besluitvormingsproces zijn wij op zoek naar een ervaren projectcoördinator die het directieteam kan ondersteunen bij het monitoren. Wij gebruiken hiervoor het DIN-model als methodiek. Daarnaast zoeken wij een projectcoördinator die ervaring heeft met het ondersteunen bij het opstellen en uitwerken van businesscases en hier zowel procesmatig als inhoudelijk een ondersteunende bijdrage aan kan leveren aan de actiehouders. Hierbij wordt nauw samengewerkt met een senior adviseur facilitair organisatie-advies die het directieteam ondersteunt heeft bij de keuze voor de te nemen maatregelen en een kernteam bestaande uit medewerkers met staf functies binnen FMH. Voor de evaluatie en het monitoren van de voortgang en het ondersteunen en adviseren zien wij de volgende werkzaamheden:

• detailplanning maken van de acties, memo’s en businesscases met actiehouder/ contactpersoon

• opstellen en monitoren van Doel Inspanningen Netwerk (DIN)

• eventuele afhankelijkheden in beeld brengen, risico’s en beheersmaatregelen

• status update ophalen/acties aanjagen bij actiehouders en verwerken

• status update overleg met kernteam om de week:

  • voortgang en knelpunten bespreken en mogelijke interventies

  • uitzetten extra acties met/tussen actiehouders en monitoren

  • welke memo, bussiness case agenderen bij DT

  • status update samenvatten en terugkoppelen aan directieteam/actiehouders in one-pager

• impact DT besluiten verwerken in bronbestand/rapportage per maatregel

• adviseren en wijzigingen verwerken in een bronbestand met versiebeheer

• voortgang monitoren van de individuele maatregelen die gestart zijn,het ondersteunen en adviseren bij het opstellen van memo’s en business cases

 

Voor het uitwerken van de businesscases zien wij de volgende activiteiten:

• huidig format verfijnen naar uitwerkformat incl. instructie (voor eenzelfde abstractie- en informatie niveau van uitwerking)

• verwerken/valideren input in uitwerkformat

• verwerken van financiële gegevens in bronbestand

• monitoren voortgang op bussinesscase indien gestart, nadere duiding voortgang t.o.v.  planning

• ophalen en aanjagen acties op input bussinesscase die uitstaan

 

Kennis, ervaring, competenties en vaardigheden

• WO werk- en denkniveau

• Minimaal 3 jaar ervaring met projectcoördinatie en het werken binnen projectteams bij voorkeur bij een facilitaire dienstverlener.

• Kennis en ervaring met het ondersteunen bij het opstellen van businesscases

• Ervaring met het Doel Inspanningen Netwerk (DIN)

• Ervaring in het werken met een complexe organisatie, bij voorkeur vergelijkbaar met een Shared Service Organisatie binnen de Rijksoverheid

• Sterk analytisch vermogen

• Uitstekende communicatieve vaardigheden: zowel mondeling als schriftelijk

• Pro-actief en in staat om contact te onderhouden met diverse stakeholders op directieniveau

 

Eisen

1. Kandidaat beschikt over minimaal HBO werk- en denkniveau 

2. Kandidaat beschikt over minimaal 3 jaar werkervaring met ondersteunen, adviseren en werken in projectteams.

3. Kandidaat beschikt over minimaal 1 jaar werkervaring met businesscases 

4. Kandidaat heeft minimaal 1 jaar werkervaring met het Doel Inspanningen Netwerk

 

Wensen

1. Mate waarin de kandidaat aantoonbare kennis heeft van het ondersteunen bij opstellen van businesscases.

2. Mate waarin de kandidaat aantoonbare ervaring heeft met het Doel Inspanningen Netwerk.

3. Mate waarin kandidaat beschikt over de gevraagde competenties en vaardigheden 

4. Mate van ervaring en/of affiniteit met de organisatie van de opdrachtgever